Скрытые резервы: как научиться работать с запасом прочности

У вас всегда должна быть возможность ускорить работу, только это поможет справиться с неприятностями и быстро расти. На следующей неделе вас ждет аврал. Его невозможно предотвратить, но можно к нему подготовиться. Эксперты «Труда» дали 8 советов, как выйти из этой ситуации, сохранив силы. Фото Alamy

Чтобы не падать в обморок, когда случился в аврал, нужно уметь расставлять приоритеты заранее.

1. Сконцентрируйтесь на одном

Первое, что вам нужно будет сделать при аврале, — это отодвинуть все другие дела на второй план и не чувствовать вины по этому поводу. Нельзя тратить время на любую деятельность, которая не продвигает вас к выполнению задачи.

Обычно, когда происходит аврал, все стремятся успеть сделать не только то, что «горит», но и все остальное. Это неправильно, поскольку люди при этом распыляются и усугубляют ситуацию. Сконцентрируйтесь на одном и быстро выполните это. Вместо того чтобы стенать, жаловаться друзьям и коллегам на объем работы и сумасшедшие требования заказчиков, сядьте и все сделайте, не рассусоливая.

2. Получите добро на цейтнот

Если вы понимаете, что ситуация патовая и вы не можете делать работу в обычном объеме, получите у шефа разрешение на цейтнот. Обрисуйте расклад сил и договоритесь, что можете отложить все остальные дела до того момента, когда аврал закончится. Разумный начальник согласится с вашими доводами. Теперь вы можете целиком посвятить себя одному делу.

Именно так поступает менеджер по корпоративным клиентам Наталья. В своей компании она параллельно ведет дела сразу нескольких партнеров, а также находится в непрерывном поиске новых. «Была ситуация, когда мы больше года бегали за одним очень крупным серьезным заказчиком, — рассказывает Наталья. — В итоге он согласился подписать с нами контракт, но на подготовку документов и оформление у меня было полтора дня — потом их генеральный надолго улетал за границу». Девушка пошла к начальнику, похвасталась успешными переговорами и честно сообщила, что в ближайшие два дня не сможет заниматься текучкой. «Шеф поблагодарил меня за то, что правильно расставила приоритеты. Тут же позвонил одному из сотрудников и на два дня перепоручил ему мои дела», — говорит Наталья.

3. Отгородитесь от всего

Запретите себе реагировать на любые внешние раздражители, пока вы не закончите дело. Не отвечайте на звонки, выключите аську, не отвечайте на почту, не общайтесь с коллегами, если только не хотите задать им вопрос по работе. Введите табу на все, что не относится к вашему проекту. Это сложно, но со временем входит в привычку. Если постоянно тренировать навык концентрации, вы сможете быстро выполнить большой объем работы, когда это потребуется.

4. Составьте план работы

Когда «веселье» начинается, распишите план работы на бумаге. Определите точное время, в которое вы должны начать и закончить каждый этап работы, не позволяйте себе отклоняться от этого плана.

5. Зарезервируйте время

Оставьте время на непредвиденные расходы из расчета 10% от всего времени, которое заложено на выполнение проекта. Так вы убережете себя от ещё большего аврала, когда в конце выяснится, что-то нужно переделать или не хватает данных.

6. Работайте впрок

Авралы случаются у всех, и чтобы не умирать на работе в час икс, лучше подготовиться заранее. Сделайте всю работу, что можете, заранее. Так вы в спешке не завалите проекты.

7. Запишите телефоны

Ваша цель — организовать активный обмен информацией с коллегами. Заранее выпишите телефоны и электронные адреса всех коллег из соседних подразделений, с которыми вам предстоит работать. Тогда вам не понадобится идти к секретарю за корпоративным телефонным справочником или бежать в соседнее здание, чтобы сказать: «Замени здесь 560 на 565, я ошибся в расчетах».

Банковский служащий Денис не сделал этого заранее и в результате чуть не поплатился работой. «Мне сразу нужно было поторопить сослуживцев с проверкой документов, — сетует он. — Но я впустую пробегал по коридорам нашего огромного здания и не нашел их: оказывается, все ушли на совещание. А их мобильных телефонов у меня не было!» Начальник подразделения, в котором работает Денис, в этот день был не в духе. Клерк получил нагоняй за невыполнение срочных задач, к тому же у него потребовали написать заявление об уходе. «К счастью, назавтра он остыл и увольнять меня не стал. Но тот сумасшедший день я запомню навсегда», — говорит Денис.

8. Дайте себе отдохнуть

После того как проект закончен, попросите день-два отдыха или просто отпроситесь с работы на несколько часов раньше. Вам нужна передышка, праздник, даже такой небольшой, как возможность прийти на работу к обеду. l

«Труд» консультировали: управляющий партнер компании «Амплуа Брокер» Юлия Ужакина, генеральный директор компании «РБС-человеческие РЕСУРСы» Ксения Сухотина

Источник: Труд

Назад в раздел