Ваш офис глазами посетителей

Каждый, кто пришел в ваш офис – ваш клиент. От того, как организована встреча, зависит успех деловых отношений. И мелочей в приеме посетителей нет. Роль играет все – от освещения и меблировки до расположения помещений и офисной техники.

Вы приходите в офис как к себе домой, и многого уже не замечаете. Разбросанные в приемной бумаги, заросли зелени на подоконниках, разномастные чашки и громкие разговоры секретарей на ресепшне создают привычную атмосферу. Взглянуть на офис с точки зрения посетителя, между тем, не только познавательно, но и весьма полезно.

Освещение

Неприятное освещение заставляет нас щуриться и на время терять ориентацию, и пусть на это уходит всего пара секунд, первоначальный дискомфорт уже налицо. Чтобы избежать этого, нужно сделать вестибюль (или приемную) максимально освещенным – ведь на улице, как правило, светлее, чем в помещении. Свет должен быть рассеянным, но достаточно ярким. В больших помещениях лучше использовать несколько источников света, чтобы визуально выделить зону ресепшна и тем самым верно направить посетителя.

Презентация компании

В большинстве случаев посетитель проводит на ресепшне несколько минут, прежде чем его проводят к сотруднику, с которым назначена встреча. В это время посетитель оглядывается и дает оценку компании, которая, возможно, станет его деловым партнером. Этот беглый взгляд может многое определить, поэтому позаботьтесь о том, чтобы в поле зрения попало только то, что поддержит и украсит образ компании.

Компании, предлагающие примерно одинаковые услуги по примерно равным ценам, выигрывают капиталистическое соревнование за счет уровня сервиса, и стиль приема в офисе играет далеко не последнюю роль.

Ресепшн – идеальное место для размещения рекламных материалов. На самой стойке можно расположить небольшой штендер с визитками, на которых перечислены основные услуги и указаны контактные данные. На небольшом столике рядом с местами для посетителей положите корпоративный журнал, буклеты. Свежая деловая пресса отлично выглядит в приемной, но ее лучше предложить посетителю, который проведет в ожидании не менее 5-10 минут. Не кладите ее на самом броском месте – там пусть правит бал реклама вашей компании. Газеты и журналы по профильной тематике фирмы лучше положить на полки или разместить в настенных держателях.

Развлекайте, но не отвлекайте

В вестибюле или приемной хорошо «работают» экраны, на которых крутятся ролики о деятельности компании. Это не должен быть скучный фильм-презентация, а грамотно смонтированный, динамичный ролик. Можно наряду с ним транслировать более отвлеченные программы. Подключите фантазию: виды экзотических уголков планеты для туристической компании, съемки подводного мира и панорам с высоты птичьего полета для компании, предлагающей обучающие услуги или спортивные товары как бы сообщают посетителю: «мы украсим вашу жизнь и подарим вам новые горизонты». Вы производите или продаете сантехнику? Покажите гостям водопады и снежные вершины, ассоциирующиеся с чистотой и свежестью. Торгуете металлом, кирпичом или фанерой? Пусть на вашей видеостене сами собой возникают диковинные конструкции из детских кубиков или виртуальные города, исполненные с помощью компьютерной графики. Изображение может быть безмолвным или сопровождаться музыкой, но громкость ее не должна препятствовать общению гостя с секретариатом и восприятию информации о фирме. И еще: если в вашей приемной стоит обычный телевизор, позаботьтесь о том, чтобы там был включен какой-нибудь респектабельный канал, а не то, что обычно любят смотреть служащие охраны и секретариата.

Очевидно, но…

Говорить о чистоте, порядке и прилично одетых сотрудниках, которые не обсуждают вслух далекие от работы темы и уважительно относятся к посетителям, казалось бы, излишне. Однако присмотритесь – все ли у вас в порядке? И оглядите еще разок офисную технику, расположенную в приемной: тут все должно быть на высшем уровне.

Комфорт

Посетителю, проводящему время в приемной, не обязательно предлагать горячие напитки, вполне достаточно кулера (со стаканчиками!) в доступном для него месте. Однако если гость пришел на переговоры, которые назначены заранее, за ним стоит поухаживать особенно, тут предложение чая или кофе будет вполне уместно.

Мебель для посетителей должна быть удобной, но не слишком вольготной – шатающиеся стулья – нонсенс, но и мягкие глубокие кресла – не лучший выбор. Чаще всего компании останавливаются на офисном диване, но если места для него нет, выберите «сидячие места» средней степени комфорта – чтобы посетитель не ерзал и не боялся упасть или уснуть, утонув в мягких подушках.

Среди маленьких бизнес-хитростей – размещение вазы со сладостями на столе для переговоров. По словам одного американского воротилы, он пользуется этим, так как «трудно быть неуступчивым с человеком, который угостил тебя сладостями». Решайте сами, насколько этот прием подходит для вашего делового стиля.

Переговорная

Обеспечение переговоров в офисе, как правило, неплохо отлажено. Мы напомним только о мелочах, упустить которые проще всего. Розетки для ноутбуков. Налаженная WiFi сеть, если переговоры предполагают пользование интернетом. Предложение чая, кофе и безалкогольных напитков в начале переговоров и через час-полтора после их старта. Приличная посуда (для переговоров высокого уровня уместен дорогой фарфор). Внимание к личным привычках уважаемых гостей (если важный клиент приходит к вам не впервые, секретарь должен помнить предпочтения в выборе напитков и сладостей). Свежий воздух и комфортная температура. Достаточное количество бумаги и пишущих инструментов для всех участников переговоров. Пожалуй, все.

Туалетная комната

Казалось бы, такая деликатная тема… Однако стоит помнить: приходя в офис, посетитель чаще всего посещает только три помещения: приемную, переговорную и туалет. А значит, уровень дизайна, чистота помещения, наличие одноразовых гигиенических принадлежностей многое скажут об отношении компании к своим сотрудникам и клиентам. В идеале туалет должен быть расположен недалеко от приемной, обязательно его наличие на каждом этаже, и пожалуйста, повесьте на дверь туалета соответствующую табличку, чтобы уберечь посетителя от ошибок при поиске заветной цели. Если ваша компания связана с продуктами питания или гигиены, наличие в санузле дезинфицирующих средств для рук – строго обязательно.

Осторожно, злые попугаи

Последнее, что хотелось бы сказать. Привычное российскому глазу засилье комнатных цветов далеко не всегда идет на пользу имиджу офиса. Впрочем, к искусственным растениям это тоже относится. Заставленные горшками подоконники выглядят неопрятно и вызывают ассоциации с деревней, а растения из пластика – и того хуже. Выберите одно, два, максимум три эффектных растения для приемной, разметите их в красивых горшках из стекла или дизайнерской керамики, обязательно прикройте землю (например, керамзитом) и попросите секретариат следить за безупречным здоровьем цветов. В переговорной уместнее живые цветы в букетах – непременно свежие.

И наложите запрет на содержание в рабочих помещениях животных, птиц, на просмотр и обсуждение непрофильной прессы и на запах еды в помещениях, куда может войти потенциальный клиент.

Поверьте, посетитель может не заметить того, что вы позаботились о стольких мелочах. Но если вы не позаботитесь, заметит сразу.

Наталья Гребенюк

Опубликовано 29.11.10.

Источник: Банк идей